Autor: Beata Pawlas

Ustawodawca zdecydował o cyfryzacji postępowania rejestrowego – 15 marca 2018 r. weszła w życie ustawa z 26 stycznia 2018r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw. Ustawa, w okresie przejściowym w latach 2018 – 2020 zrewolucjonizuje dotychczasowe postępowanie rejestrowe.

Zmiany wynikają z konieczności implementacji do polskiego porządku prawnego dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2017/1132/UE z dnia 14 czerwca 2017r. w sprawie niektórych aspektów prawa spółek (Dz. Urz. UE L 169 z 30.06.2017) w zakresie dostosowania do unijnego prawa przepisów dotyczących systemu integracji rejestrów centralnych. Zgodnie z intencją ustawodawcy zmienione przepisy mają na celu wprowadzenie ułatwień dla stron przy rozpoczęciu prowadzenia działalności gospodarczej, także w komunikacji z sądem oraz mają przyczynić się do znacznego przyspieszenia i usprawnienia działania sądu rejestrowego.

Tyle teoria, a co się zmieniło w praktyce?

Obowiązek składania sprawozdań finansowych w postaci elektronicznej

To zmiana, z którą najszybciej zetkną się te podmioty, które składają do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) sprawozdania finansowe. Od dnia wejścia w życie ustawy tj. od 15 marca 2018r. nie można przekazać sprawozdania finansowego do rejestru sądowego na papierze, zgodnie bowiem z art. 19e ust. 1 nowego brzmienia ustawy o KRS złożenie sprawozdania finansowego następuje poprzez zgłoszenie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Zmianą zostaną objęte już sprawozdania finansowe za 2017r. Przepisy przejściowe dopuszczają, że do 30 września 2018r. sprawozdanie może być sporządzone na dotychczasowych zasadach i przesłane w formie skanu. Plik zawierający skan sprawozdania finansowego powinien być podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez co najmniej jedną osobę fizyczną, której numer PESEL jest ujawniony w KRS jako członka organu uprawnionego do reprezentowania, wspólnika uprawnionego do reprezentowania spółki osobowej, syndyka lub likwidatora (art. 38 ust 2 ustawy zmieniającej) oraz przesłane za pośrednictwem nowego systemu teleinformatycznego, (który Ministerstwo Sprawiedliwości udostępni od 15 marca 2018 r.) do repozytorium dokumentów finansowych.

Od 1 października 2018 r. zmienią się zasady sporządzania sprawozdań, które obowiązkowo będą musiały być sporządzone w formie wyłącznie elektronicznej i podpisane w ww. sposób. Stąd sprawozdania finansowe za 2018r. powinny być sporządzone w formie jednolitego pliku kontrolnego (JPK), dane ze sprawozdań finansowych zostaną przez sąd umieszczone w repozytorium dokumentów finansowych, a podmioty wpisane do KRS nie będą miały obowiązku przesyłać swoich sprawozdań do urzędów skarbowych, sąd rejestrowy wyśle je do szefa Krajowej Administracji Skarbowej do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych. (tzw. zasada jednego okienka).

Ciekawostką jest to, że wraz z nowymi przepisami nie będzie możliwości powołania pełnomocnika do dokonania czynności złożenia dokumentów finansowych do rejestru sądowego. W myśl ustawy czynność, jaką jest zgłoszenie dokumentów finansowych i automatyczny wpis zmianki do KRS nie jest czynnością procesową tylko techniczną, a więc nie wymaga ustanowienia pełnomocnika procesowego.

Elektronizacja akt rejestrowych

Zgodnie ze zmianami zostaną utworzone ogólnodostępne akta elektroniczne podmiotu, obejmujące wszystkie dokumenty złożone do tych akt przez strony i dokumenty wytworzone przez sąd, możliwe będzie elektroniczne doręczanie dokumentów sądowych i śledzenie na bieżąco przebiegu postępowania – ustawa przewiduje rodzaj newslettera polegającego na możliwości otrzymywania informacji o wpisach.

Zmianie ulegnie także sposób udostępniania akt rejestrowych podmiotu wpisanego do KRS (zgodnie z zasadą jawności), prowadzonych w systemie teleinformatycznym. Takie akta będą udostępniane albo za pośrednictwem ogólnodostępnych sieci teleinformatycznych albo w siedzibie sądu rejestrowego z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego. W chwili obecnej brak jest rozporządzenia wykonawczego, które precyzowałoby w jaki sposób np. przez Internet możliwe będzie przeglądanie akt zarejestrowanych w KRS podmiotów.

Zmiana jest sporym ułatwieniem i po spełnieniu nieokreślonych jeszcze wymogów (wydaje się, że aby skorzystać z usługi konieczne będzie zarejestrowanie się w systemie i stworzenie np. własnego konta) zapewnia nieograniczony wręcz dostęp do akt rejestrowych. To rodzi pewne obawy o sprawne działanie systemu, który z pewnością powinien mieć właściwą przepustowość by zapewnić dostępność usługi i uniemożliwić jego przeciążenie.

Na wejście w życie tej korzystnej zmiany jeszcze poczekamy, ponieważ w myśl przepisów przejściowych akta rejestrowe podmiotów wpisanych do KRS będą prowadzone i dostępne wyłącznie w postaci elektronicznej od 1 marca 2020.

Obowiązek składania wszystkich wniosków do KRS wyłącznie w postaci elektronicznej

W zgodzie z powyższymi zmianami pozostaje wprowadzenie obowiązku składania wszystkich wniosków do KRS w postaci elektronicznej z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego. Celem zmian jest ułatwienie komunikacji sąd – strona oraz przyspieszenie rozpoznawania sprawy przez sąd.

Wnioski składane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego powinny być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP (znowelizowany aty. 126 § 5 kpc). Powyższe zasady podpisywania dotyczą nie tylko samych wniosków, ale także dokumentów sporządzonych w postaci elektronicznej podlegających dołączeniu do akt rejestrowych, jako załączniki do wniosku o wpis. Natomiast w przypadku powstania konieczności załączenia do wniosku elektronicznego dokumentów papierowych, to zgodnie z znowelizowanymi art. 6944 § 22 i § 23 kpc do wniosku powinny być dołączone elektronicznie poświadczone odpisy przez notariusza albo występującego w sprawie pełnomocnika (adwokata lub radcy prawnego) lub elektroniczne kopie dokumentów. W tym ostatnim przypadku konieczne jest przesłanie do sądu rejestrowego oryginałów tych dokumentów (lub urzędowo poświadczonych odpisów lub wyciągów) w terminie 3 dni od daty złożenia pisma.

Konsekwencją ww. przepisów jest obowiązek posługiwania się przez podmioty wpisane do KRS kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

Nie tylko wnioski, ale i pozostałe etapy postępowania np. uzupełnianie wniosków, wydawanie postanowień itp. będzie odbywać się przez system teleinformatyczny.

I w tym przypadku należy pozytywnie odnieść się do proponowanych zmian. Jedyne wątpliwości, jakie mogą się nasuwać dotyczą jakości i przepustowości serwerów, które determinują dostęp i jakość usługi. Także i w tym przypadku zmiany nie wejdą od razu w życie, gdyż zgodnie z przepisami przejściowymi przepisy nakładające obowiązek składania wszystkich wniosków do KRS z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego wejdą w życie z dniem 1 marca 2020 r.

Autor: Beata Pawlac ZOBACZ MÓJ PROFIL