Autor: Jakub Kubis

Dzisiaj przyglądniemy się zasadom zwoływania nadzwyczajnych walnych zgromadzeń w spółkach akcyjnych. Dla przejrzystości wykładu skupimy się na „zwykłych” spółkach akcyjnych, zatem nieposiadających akcji zdematerializowanych, a wyłącznie akcje papierowe.

Kto zwołuje nadzwyczajne walne zgromadzenie?

Co do zasady każde walne zgromadzenie zwołuje zarząd. Nadzwyczajne walne zgromadzenie jest zwoływane zawsze, gdy zarząd uzna to za stosowne, w szczególności, gdy zachodzi potrzeba uzyskania określonej legitymizacji działań zarządu w określonych sprawach bądź, gdy obowiązek taki wynika z treści statutu.

Drugim organem uprawnionym do zwołania nadzwyczajnego walnego zgromadzenia jest rada nadzorcza. Czuwa ona nad wykonaniem przez zarząd spółki obowiązku zwoływania obligatoryjnych walnych zgromadzeń (zwykłych), mogąc w razie zaniechania zwołać je samodzielnie, jak również posiada pełną swobodę zwołania w wybranym przez siebie czasie nadzwyczajnego walnego zgromadzenia. W tym ostatnim przypadku motywy stojące za zwołaniem przez radę nadzorczą takiego zgromadzenia mogą być analogiczne, jak przy zwoływaniu takiego zgromadzenia przez zarząd spółki.

Trzecią „siłą” władną zwoływać nadzwyczajne walne zgromadzenia są sami akcjonariusze, o ile reprezentują oni co najmniej połowę kapitału zakładowego lub co najmniej połowę ogółu głosów w spółce.
Ponadto, sam statut spółki, zatem dokument „kreujący” spółkę i określający zasady jej działania, może przewidywać że uprawnienie do zwołania nadzwyczajnego walnego zgromadzenia posiadają także inne osoby np. założyciele spółki, przedstawiciela ministra, lub konkretnego akcjonariusza.
Powyższe cztery kategorie podmiotów mogą zatem samodzielnie zwoływać nadzwyczajne walne zgromadzenia spółek akcyjnych.

Osobną kategorią na tym tle są podmioty mogące, nie tyle zwoływać zgromadzenia, ale mogące żądać ich zwołania przez zarząd spółki, zatem mogące żądać podjęcia przez odpowiedni organ spółki inicjatywy w tym zakresie. I tak, akcjonariusz lub akcjonariusze reprezentujący co najmniej jedną dwudziestą kapitału zakładowego mogą żądać zwołania nadzwyczajnego walnego zgromadzenia i umieszczenia określonych spraw w porządku obrad tego zgromadzenia. Statut może upoważnić do żądania zwołania nadzwyczajnego walnego zgromadzenia akcjonariuszy reprezentujących mniej niż jedną dwudziestą kapitału zakładowego. Jeżeli w terminie dwóch tygodni od dnia przedstawienia żądania zarządowi nadzwyczajne walne zgromadzenie nie zostanie zwołane, sąd rejestrowy może upoważnić do zwołania nadzwyczajnego walnego zgromadzenia akcjonariuszy występujących z tym żądaniem. Pojawi się zatem „piąta” siła władna samodzielnie zwołać takie zgromadzenie (oczywiście po uprzednim wyczerpaniu ww. procedury i uzyskaniu upoważnienia sądowego). Odrębnym uprawnieniem tych akcjonariuszy jest możliwość żądania umieszczenia określonych spraw w porządku obrad najbliższego, zatem już zwołanego, walnego zgromadzenia. Żądanie takie powinno zawierać uzasadnienie lub projekt uchwały dotyczącej proponowanego punktu porządku obrad i może zostać złożone w postaci elektronicznej (za pośrednictwem poczty elektronicznej). Analogicznie jak w przypadku zwoływania zgromadzenia, statut może upoważnić do żądania umieszczenia określonych spraw w porządku obrad najbliższego walnego zgromadzenia akcjonariuszy reprezentujących mniej niż jedną dwudziestą kapitału zakładowego.

Jak należy zwołać nadzwyczajne walne zgromadzenie?

Pozostaje kwestia tego, w jaki sposób powyższe uprawnienia do zwoływania zgromadzeń są w praktyce realizowane, inaczej mówiąc, jak należy nadzwyczajne walne zgromadzenie zwołać. Odpowiedź z pozoru wydaje się banalna. W myśl art. 402 § 1 kodeksu spółek handlowych, walne zgromadzenia zwołuje się przez ogłoszenie, które powinno być dokonane co najmniej na trzy tygodnie przed terminem walnego zgromadzenia. Czym jest jednakże owo „ogłoszenie”? Odpowiedź przynosi art. 5 § 3 kodeksu spółek handlowych. W myśl tego przepisu wymagane przez prawo ogłoszenia pochodzące od spółki są publikowane w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, przy czym statut może nałożyć obowiązek ogłoszenia również w inny sposób np. w siedzibie spółki, na jej stronie internetowej lub w gazecie. Monitor Sądowy i Gospodarczy jest prowadzonym przez Ministra Sprawiedliwości ogólnokrajowym dziennikiem urzędowym przeznaczonym do zamieszczania obwieszczeń lub ogłoszeń, udostępnianym stronie internetowej ministerstwa. W nim zatem akcjonariusz znajdzie informację o terminie i miejscu zwołania nadzwyczajnego walnego zgromadzenia spółki akcyjnej.

Mając na względzie, że powyższy sposób ogłaszania w praktyce obrotu może nie wypełniać swojej funkcji informacyjnej (w sensie powszechnego i pewnego poinformowania akcjonariuszy o zwołanym zgromadzeniu), postulować należy takie kształtowanie zapisów statutów spółek akcyjnych aby, oprócz ogłoszenia w ww. publikatorze, informację o zwołaniu walnego zgromadzenia umieścić na stronie internetowej, profilu społecznościowym bądź mailingu, zatem w miejscach dających akcjonariuszom realną w praktyce możliwość dowiedzenia się o tym doniosłym wydarzeniu.

Doniosłym wyjątkiem od obowiązku ogłaszania o zwołaniu walnego zgromadzenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym jest sytuacja, gdy wszystkie akcje wyemitowane przez spółkę są akcjami imiennymi, zatem w sytuacji gdy spółka „zna z imienia, nazwiska i adresu” swoich akcjonariuszy. W takim wypadku walne zgromadzenie może być zwołane za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską, wysłanych co najmniej dwa tygodnie przed terminem walnego zgromadzenia. Dzień wysłania listów uważa się za dzień ogłoszenia. Zamiast listu poleconego lub przesyłki nadanej pocztą kurierską, zawiadomienie może być wysłane akcjonariuszowi pocztą elektroniczną, jeżeli uprzednio wyraził na to pisemną zgodę, podając adres, na który zawiadomienie powinno być wysłane.

Kancelaria radców Prawnych

Nie jesteś pewny, czy możesz zwołać walne zgromadzenie? Potrzebujesz pomocy i opieki prawnej w spółce, której jesteś udziałowcem? Zapraszamy do skorzystania z naszych usług i wieloletniego doświadczenia. KONTAKT.

Autor: Jakub Kubis ZOBACZ MÓJ PROFIL